7 причин, почему вашему бизнесу нужен таск-трекер

По мере того, как ваш бизнес растёт, вместе с ним растёт и сложность управления рабочими процессами. Чем больше проектов и сотрудников, тем больше одновременных задач в работе, за выполнением которых нужно следить.

И без специальной системы учёта задач рабочие процессы превращаются в хаос: задачи теряются в чатах, дедлайны не соблюдаются, непонятно где чья зона ответственности.

Тут на помощь приходит таск-трекер — электронная система управления задачами. Или, если говорить простым языком — «задачник».

В этой статье мы рассмотрим, почему важно использовать таск-трекер в работе, и как это преобразит ваш бизнес.

Причина №1 — Задачи не теряются, сотрудники не путаются

При наличии таск-трекера все задачи сотрудников переезжают из чатов, почты и бумаги в единую прозрачную систему. Больше никаких устных договоренностей — только чёткие задачи, правильно оформленные в общей базе данных.

Выходит очень простая формула:

В итоге избегаем хаоса и лишних трат времени. Исчезает необходимость держать всё в голове или искать нужную информацию в переписке. Все задачи и проекты доступны в одном интерфейсе.

Причина №2 — «Я думал, это не моя задача»

Нередко бывает, что участники команды не понимают свою зону ответственности. В итоге нужные задачи просто не выполняются, с классической фразой «а я думал, это не мое».

Но при наличии системы управления каждая задача назначается на конкретного исполнителя, который несёт ответственность за конечный результат.

Причина №3 — Дедлайн? Какой дедлайн?

Сотрудник может забыть, а вот таск-трекер — нет.

Хороший таск-трекер сам напомнит о приближающихся дедлайнах и поможет проконтролировать просроченные задачи.

Причина №4 — Всё под контролем, даже если вас нет в офисе

Руководителю важно знать, что поставленные им задачи точно взяты в работу. Ещё лучше, если видно, на каком этапе они находится прямо сейчас.

И именно это и даёт вам таск-трекер. Можно в любой момент посмотреть статус задач и их прогресс. Если между задачами прописаны зависимости, то будет также видно, какие из задач сейчас тормозят общий прогресс по проекту.

Причина №5 — Команда работает, а не ищет задачи по чатам

Бывает, что команда собирается на планёрку, поднимается вопрос про какую-то задачу, а в ответ — тишина. Дальше начинается поиск по чатам, почте и другим источникам в поиске поставленной задачи. Знакомо?

Если да, то это ещё одна причина внедрить в команду таск-трекер, чтобы такого больше не повторялось.

Причина №6 — Автоматизация рутины: меньше кликов, больше работы

При правильном подходе благодаря таск-трекеру можно существенно оптимизировать рабочее время вашей команды.

Например, мы бы точно рекомендовали настроить шаблоны типовых задач, чтобы не создавать их вручную.

Причина №7 — Бизнес работает эффективнее, а не «как получится»

Ну и вишенка на торте — сводная аналитика по задачам и сотрудникам.

Правильно настроенные дашборды позволяют видеть всю нужную информацию как на ладони. В том числе вы легко узнаете:

• Какие задачи отнимают больше всего времени.
• Какова загрузка команды.
• Где находятся «бутылочные горлышки» — проблемные места в рабочих процессах.

Итоги

После внедрения таск-трекера сразу будет заметно, как поменялась работа команды:

• Вместо бесконечных совещаний и поисков информации в чатах — четко поставленные задачи.
• Вместо пропущенных дедлайнов — своевременное выполнение проектов.
• Вместо путаницы в зонах ответственности — прозрачность и порядок.

Выбор конкретного задачника под нужды вашего бизнеса — это тема отдельной статьи. Но если вы много пользуетесь мессенджером Telegram, то рекомендуем попробовать таск-трекер «OK, Bob!».

Запустить бота «OK, Bob!»

Его особенность в том, что вы можете управлять задачами разными способами:

• Напрямую общаясь с ботом в Telegram в личных сообщениях или в групповом рабочем чате.
• Через удобное мини-приложение в Telegram.
• Через привычный веб-интерфейс в браузере.