Как вести календарь в Telegram и помнить обо всех делах
Управление задачами и планирование — обязательный элемент любого рабочего процесса. Обычно для этого используется какой-нибудь специальный сервис или приложение, как минимум Календарь или Таск-трекер.
При этом другой важный элемент рабочего процесса — это общение. И сейчас оно чаще всего проходит в мессенджерах.
Из-за этого приходится сразу работать как минимум в двух разных инструментах, что создаёт дополнительные сложности.
В этой статье мы попробуем найти решение этой проблемы.
Начнём с того, что посмотрим, какие в целом есть типы инструментов для управления задачами.
Ведение задач через обычный календарь
Встроенное приложение электронного календаря есть на любом смартфоне, и большинство из нас хотя бы изредка им пользуются.
Главный плюс календаря — это простота. Календарь решает только одну конкретную задачу — позволяет планировать дела на точное время и дату.
Но во многих случаях этого недостаточно. Потому что иногда хочется просто записать какие-то задачи или напоминания, чтобы не забыть про них, но не привязывать их к конкретному дню.
И хотя некоторые календари, вроде Google Calendar, позволяют составлять списки задач без привязки к дням, обычно это уже функция программ другого типа — таск-трекеров.
Ведение задач с помощью таск-трекеров
Таск-трекеры или «задачники» — это специальные веб-сервисы или мобильные приложения, которые позволяют вести свои личные или рабочие задачи и работать с ними в режиме списка, календаря, диаграммы Ганта или другим способом.
Возможности таких программ намного шире, чем у простых календарей. Но отсюда и происходит их главная проблема — избыточность. По мере своего развития задачники теряют фокус, обрастают всё большим числом функций и становятся слишком сложными.
В итоге даже такие простые действия, как поставить задачу, написать заметку или посмотреть календарь, начинают отнимать слишком много времени и утомляют.
Переключение между приложениями — отдельная проблема
Но даже если вы нашли Календарь или полноценный Таск-трекер, который вам подходит, то всё равно остаётся другая проблема: постоянное переключение между задачником и мессенджером.
Ведь сейчас мессенджеры это основная среда для работы с информацией. Именно в Телеграме зачастую у нас настроены рабочие и личные чаты. И это значит, что именно Телеграм становится первоисточником информации, которая в итоге должна стать задачей, напоминанием или планом в календаре.
Получается, что для управления задачами приходится постоянно переключаться между Телеграмом и таск-трекером (или календарём), и ещё вручную переносить информацию между ними. Что серьёзно бьёт по продуктивности.
И поэтому возникает вопрос: а можно ли как-то использовать сам Телеграм для управления задачами?
Как можно вести задачи в Телеграм
В Телеграме нет функциональности календаря или ведения задач. Все-таки Телеграм это мессенджер, и он стал успешным в том числе благодаря тому, что у его команды в приоритете только одна главная функция — общение.
Но это не значит, что нельзя задействовать встроенные возможности Телеграма определённым образом, чтобы использовать его для управления своими задачами.
Как хранить задачи в «Избранном»
Телеграм можно использовать не просто для общения, но и чтобы в целом хранить и структурировать любую информацию, будь то заметки или даже задачи.
Для этого Телеграм даже содержит специальную встроенную возможность — чат «Избранное». Это чат, доступный только вам, куда можно писать сообщения самому или пересылать их из других чатов.
«Избранное» можно использовать для задач по-разному.
Можно на каждый день писать отдельное сообщение с задачами. Или можно писать несколько постов: под разные проекты или разные сферы деятельности (личные дела и рабочие).
И затем по мере выполнения задач редактировать соответствующие посты. Например, зачеркивать выполненные задачи, используя доступные в Телеграме возможности форматирования.
Или можно действовать иначе — каждую задачу отправлять отдельным постом. А завершённые задачи затем можно опять же зачёркивать через форматирование, помечать каким-нибудь эмодзи или просто удалять.
При этом надо иметь в виду, что «Избранное» отличается от других чатов, потому что имеет некоторые дополнительные возможности:
- Можно проставлять тэги и тэги-эмодзи, и в дальнейшем легко искать нужные посты или задачи по этим тэгам.
- В мобильной версии Telegram можно видеть сообщения с группировкой по чатам, из которых они были пересланы. Для этого в «Избранном» нажимаем три точки в правом верхнем углу экрана и выбираем пункт «В виде чатов».
Подробней, о том, как эффективно использовать «Избранное» в Telegram, мы рассказывали в этой статье:
Дополнительные личные каналы для записей
Можно пойти дальше и вместо одного чата «Избранное» создавать много личных каналов, которые будете видеть только вы. Например, создать отдельный чат под личные дела, другой чат под рабочие задачи. Или создать разные чаты под разные проекты.
Такой подход добавляет больше гибкости, однако тогда возникает необходимость переключаться между разными чатами.
К тому же надо иметь в виду, что в таком случае вы лишаетесь дополнительных функций, которые доступны только для чата «Избранное».
О том, как повысить свою эффективность с помощью личных групп и каналов в Telegram, мы рассказывали в специальной статье:
Напоминания с помощью отложенных сообщений
Если вы решили вести дела через Телеграм, то стоит взять на заметку, что Телеграм позволяет отправлять отложенные сообщения. С их помощью можно ставить себе напоминания. Например, о важном дедлайне или о чьём-то Дне Рождении.
Вот порядок шагов, чтобы поставить себе напоминание в Telegram:
- Пишем нужный нам текст.
- Удерживаем кнопку отправки.
- В всплывающем меню выбираем пункт «Задать напоминание».
- Выбираем нужную дату.
Получается, что в организации рабочих процессов в Телеграм нет чётких правил. Мессенджер просто предоставляет разные встроенные возможности, которые можно гибко подстроить под свои нужды, и тем самым превратить Телеграм в записную книжку.
Большой плюс такого подхода в том, что вы всё время находитесь в одной привычной среде, и вам не нужно никуда переключаться.
Но минус в том, что Телеграм это все-таки мессенджер, а не таск-трекер, и поэтому пользоваться им в таком качестве не очень комфортно.
Как удобно управлять задачами в Telegram с помощью «OK, Bob!»
«OK, Bob!» — инструмент для управления задачами, созданный специально для тех, кто много пользуется мессенджером Telegram и не хотел бы переключаться с него на другие приложения.
«OK, Bob!» можно использовать разными способами:
- Можно запустить мини-приложение в Телеграм, и работать через удобный интерфейс, не выходя из Телеграма.
- Можно писать боту напрямую, чтобы управлять задачами.
- Можно добавить бота в рабочий чат, и ставить ему задачи оттуда.
- Можно использовать традиционный веб-интерфейс, т.е. открывать «OK, Bob!» как обычный сайт.
Для работы с задачами можно переключаться между разными интерфейсами:
- Раздел «Инбокс», чтобы сохранять там задачи, которые нужно создать быстро, а уже потом разобрать их и спланировать на конкретную дату.
- Простой список задач, с группировкой по дням.
- Полноценный календарь, чтобы ставить задачи на конкретный день и конкретное время.
При этом в «OK, Bob!» есть много удобных возможностей, которые ускоряют работу. Например:
- Назначать исполнителей.
- Прикреплять тэги.
- Принимать задачи прямо из рабочих чатов.
- Создавать задачи из голосовых сообщений.
- Напоминать о приближающихся дедлайнах.
- Синхронизироваться с календарями Яндекс, Google и Apple.
- Синхронизироваться со сторонними программами через веб-хуки.
- Использовать горячие клавиши.
- Автоматически составлять отчет за неделю.
В «OK, Bob!» есть все основные функции, которые должны быть у простого Списка дел и у Календаря. При этом нет ничего лишнего, что может перегружать или путать пользователей.
Итоги
В современном мире обсуждение как личных, так и рабочих вопросов всё чаще идёт через мессенджеры. И это значит, что управление задачами должно происходить в тесной интеграции с ними.
В идеальном случае хотелось бы вообще решать все вопросы внутри одного инструмента.
Можно попытаться реализовать управление задачами внутри Телеграма его встроенными средствами, например с помощью таких инструментов, как «Избранное» и «Отложенные сообщения». Но, как мы увидели, это вариант влечёт множество неудобств и ограничений, поэтому он подойдет лишь в некоторых случаях.
Вместо этого предлагаем попробовать «OK, Bob!». Это система управления задачами, которая специально создана для тех, кто активно пользуется Телеграмом и хотел бы вести свои задачи, не выходя из мессенджера.