Каждый рабочий чат в телеграме приходит к тому, что становится тяжело отслеживать договорённости, а в переписке теряются важные задачи. Но при этом проект может быть ещё не на той стадии, чтобы внедрять какой-то внешний сервис для управления задачами внутри команды.

Мы придумали сервис, чтобы помочь командам в такой ситуации — когда уже нужно управлять задачами команды, но ещё рано внедрять таск-трекер.

В этой статье расскажем, как OK, Bob! помогает командам не терять в чатах задачи и встречи без необходимости внедрять трудные для освоения программы.

Когда таск-трекеры не подойдут

Наиболее распространённые сервисы для управления задачами: Trello, Asana, Notion или Jira. В них удобно распределять задачи команде и отслеживать прогресс по рабочим процессам.

Но эти инструменты эффективны не всегда. Вот несколько причин, почему они могут не подойти вашему проекту:

Затраты на обучение. Если кто-то из команды не работал в таск-трекере, его нужно будет обучать. Он будет делать ошибки. За ним нужно будет исправлять.
Сложность внедрения. Продукт комплексной автоматизации для управления проектами внедряется не за один день. Возможно, потребуется привлечь внешних подрядчиков-интеграторов.
Переключение между приложениями. Чтобы записать договорённости нужно переключиться из чата в Telegram на окно другого приложения. Найти в переписке в чате обсуждение. Выловить суть из нескольких сообщений. Скопировать, перейти в другое окно, создать задачу, переписать формулировку, добавить ответственных, добавить сроки и теги. На каждом из шагов могут теряться данные, и человеческий фактор может стать причиной некорректной постановки задач.
Логины, пароли, права доступа. Каждому пользователю с таск-трекере нужно завести учетную запись и установить права доступа к проектам. Это — время и нагрузка. Сотрудники приходят и уходят, нужно постоянно обновлять их учетные записи и управлять доступами . Есть риск забыть отключить доступ уволившемуся сотруднику.
Безопасность. Сервисы с возможностью поделиться списками задач в открытом доступе имеют риск по ошибке быть проиндексированными поисковыми системами и попасть в открытый доступ. Так было с Trello и Google Docs. При такой ошибке есть риск, что злоумышленники получат доступ к вашим данным и используют их против вас.
Несовместимо с Telegram. Ни у одного таск-трекера нет нативной интеграции с Telegram. Максимум — есть телеграм-бот, которому можно отправлять задачи, чтобы он сохранил их в инбокс, либо такой бот можно самому собрать на конструкторе с открытым API. Ни один продукт не предоставляет возможности не выходя из телеграма управлять личными задачами, тем более задачами команды.

OK, Bob! — задачник для рабочих чатов в Telegram

OK, Bob! — решение для команд, которые работают с задачами в чатах в Telegram, но пока не готовы внедрять таск-трекеры.

По сравнению с другими сервисами управлениями задачами:

Нужен только Telegram. В OK, Bob! не нужно регистрироваться. Чтобы начать пользоваться, достаточно запустить бота или войти в веб-версию на нашем сайте с помощью Telegram.
Простой в освоении. Все привыкли к формату диалога в чате. OK, Bob! понимает ваши сообщения так же, как и собеседники. Веб-интерфейс простой и понятный, в нём нет ничего лишнего, но при этом есть всё, что необходимо — список задач и календарь.
Не выходя из Telegram. Задачи можно ставить через Telegram-бота, либо открыть полноценный мобильный веб-интерфейс через Telegram Web App.
Управление доступами в чате. Доступ к задачам группы имеют только участники рабочего чата в телеграме. Если пользователя нет в чате, он не видит и не может ставить задачи. Добавили пользователя в чат — он видит и ставит задачи.
Безопасно. Данные хранятся на российских серверах в соответствии с политикой конфиденциальности. У списков задач нет возможности просмотра без авторизации, и они не утекут в открытый доступ. Ваши данные в безопасности.
Нативно для команды. Бота достаточно добавить в командный чат, чтобы начать работать в команде.

Как вести задачи команды не выходя из Telegram

Давайте пошагово разберем, как использовать OK, Bob! для постановки задач в Telegram:

1. Откройте @okbob_bot и нажмите «Начать» — поздравляем, теперь вы пользователь OK, Bob!

2. Добавьте бота @okbob_bot в рабочий чат с коллегами:

Бот подтвердит сообщением, что активировался.

3. Чтобы поставить задачу на себя, отметьте @okbob_bot в сообщении и напишите содержание задачи:

4. Чтобы поставить задачу на одного или нескольких коллег, отметьте их через @ и @okbob_bot в одном сообщении — задачи создадутся для каждого, кого вы перечислите:

В задачах можно указывать день, например, 11.07, или «завтра», или «вторник», и время, например 12-00 или 12:00.

Задачи, которые создаются в группе, отображаются в списках каждого пользователя — на конкретный день или в «Инбоксе», если были поставлены не на определённый день. Каждый пользователь может отредактировать, перенести или отметить задачу как выполненную.

5. Когда задачу выполнят, бот отправит уведомление в командный чат:

6. Можно попросить бота отправить список всех задач группы с помощью команды /list

7. Для того, чтобы просмотреть список задач для команды в веб-интерфейсе, откройте веб-интерфейс через синюю кнопку OK, Bob! в боте, либо войдите через Telegram на сайте через браузер на компьютере.

Итог

Теперь вы знаете, как можно управлять личными и командными задачами не выходя из Telegram и умеете ставить задачи через мессенджер с помощью OK, Bob! Уверены, у вас есть и свои фишки в повышении эффективности команды — поделитесь в комментариях в нашем канале.

Как управлять задачами команды не выходя из Telegram