По данным TGstat, в 2023 году каждый второй использует Telegram как корпоративный мессенджер. Наверняка, вас тоже раздражает, когда незнакомый собеседник кидает загадочное «Привет!» и молчит.

В этой статье — топ важных правил для уважительного и эффективного общения онлайн.

Общение в рабочих чатах

Отправка сообщений по одному слову многих раздражает. Вместо этого старайтесь сформулировать свою мысль в одном сообщении и придерживаться правила “одно сообщение = один вопрос”. К тексту прикрепляйте нужные файлы, ссылки. Чётко формулируйте запрос и дедлайны — последнее лучше делать в отдельном абзаце.

Когда вы общаетесь в групповом чате, важно уважать время всех участников. При добавлении нового участника в чат представьте его всем и объясните, почему он был добавлен.

Даже если у вас есть что-то, что касается только одного человека, но относится к проекту, не переходите в личку. Ваша переписка может быть важной информацией для других участников, и сохранится в истории для того, чтобы к ней можно было потом обратиться.

Исключите общее обращение «коллеги»: если ваше сообщение относится к определенным людям, то тегайте их, а не просто обращайтесь по имени — так ваша просьба не затеряется в потоке.

С помощью бота OK, Bob! можно ставить задачи в чате команды и не бояться, что кто-то пропустит сообщение. Часто случается, что, даже когда вы тегнули человека, тот пропускает информацию. Достаточно добавить OK, Bob! в рабочую переписку и начать ставить задачи, также отмечая @okbob_bot в сообщениях. Поручения будут отображаться как в общем расписании, так и в личном.

Беззвучная отправка

В деловой переписке в мессенджере нужно исходить из предположения, что у собеседника по умолчанию отключены уведомления и не переживать о том, что ты его побеспокоишь или отвлечёшь своим сообщением. Сейчас все работают в разных часовых поясах с плавающим графиком, кто-то лучше фокусируется ночью, у кого-то раннее утро — самое продуктивное время.

Но если всё же вы переживаете, что ваше сообщение отвлечёт собеседника, воспользуйтесь функцией беззвучной отправки сообщения. Наберите сообщение, зажмите кнопку отправки сообщения и выберите «Отправить без звука». Так ваше сообщение появится в ленте непрочитанных у получателя, но ему не придёт push-уведомление. Он увидит его только когда сам зайдёт в приложение мессенджера.

Отложенные сообщения

Другой вариант — отправить сообщение к началу рабочего дня. Для этого зажмите кнопку отправки сообщения и выберите опцию «Отправить позже».

Этой же функцией можно воспользоваться, если вы договорились о том, чтобы связаться через какое-то время — установите отправку на определённый день и сообщение будет напоминанием вам обоим о том, что время пришло.

Функция отложенного сообщения также может быть использована в личных сообщениях самому себе — «Избранном»: установите отправку сообщения для себя самого на определённое время, это будет напоминанием для вас самого.

Клиентский сервис

Если вы работаете с клиентами, корректное общение в мессенджере — важный фактор, по которому вас будут оценивать как профессионала и по которому будет складываться мнение о вашей компании. Поэтому уважительное общение в Telegram— это значимая часть клиентского сервиса.

Когда вы впервые пишете клиенту, то в одном сообщении представьтесь ― имя, компания, должность― и опишите цель обращения. Так вы быстрее перейдете к сути вопроса и избежите неловкости в общении. Обращайтесь к человеку по имени и держите дружелюбный, но уважительный тон беседы.

Старайтесь отвечать на сообщения в разумные сроки — игнорировать обращение дольше суток неуважительно.

Перед отправкой ответа перечитайте написанное и убедитесь, что текст написан грамотно. Ошибки отвлекают от сути сообщения, а ваша компетентность как профессионала может быть занижена в глазах заказчика.

Также ответы на вопросы в стиле «да» и «нет» могут восприниматься получателем как пассивная агрессия, поэтому старайтесь писать лаконично, но не односложно. Больше советов о правилах деловой переписки можно найти в книгах Максима Ильяхова и Людмилы Сарычевой «Пиши, сокращай: Как создавать сильные тексты» и «Новые правила деловой переписки».

Как использовать бота OK, Bob! в чатах с клиентами

Основное преимущество OK, Bob! — это возможность быстро и удобно добавлять задачи прямо из чата в Telegram. Когда возникнет задача, не нужно переключаться между приложениями или сохранять все в «Избранное». Просто откройте бота и напишите задачу, или еще проще — перешлите сообщение, и все сразу появится в вашем календаре. Бот также поддерживает распознавание голосовых сообщений.

Еще одно преимущество OK, Bob! — наличие веб-интерфейса полноценного приложения, который открывается прямо в Telegram.

Это делает процесс добавления задач еще более быстрым и удобным.

Итог

Telegram — важный инструмент для деловой переписки. Многие команды общаются в мессенджерах по задачам и ведут переговоры с клиентами. Чтобы общение было эффективным, важно придерживаться норм делового общения. А с помощью специальных ботов вы можете сделать коммуникацию гораздо более эффективной. OK, Bob! позволяет быстро переносить задачи из рабочих чатов в календарь, чтобы ничего не потерять.

Как эффективно общаться в команде и с клиентами в чатах Telegram