Как управлять задачами команды не выходя из Telegram

Каждый рабочий чат в телеграме приходит к тому, что становится тяжело отслеживать договорённости, а в переписке теряются важные задачи. Но при этом проект может быть ещё не на той стадии, чтобы внедрять какой-то внешний сервис для управления задачами внутри команды.

Мы придумали сервис, чтобы помочь командам в такой ситуации — когда уже нужно управлять задачами команды, но ещё рано внедрять таск-трекер.

В этой статье расскажем, как OK, Bob! помогает командам не терять в чатах задачи и встречи без необходимости внедрять трудные для освоения программы.

Когда таск-трекеры не подойдут

Наиболее распространённые сервисы для управления задачами: Trello, Asana, Notion или Jira. В них удобно распределять задачи команде и отслеживать прогресс по рабочим процессам.

Но эти инструменты эффективны не всегда. Вот несколько причин, почему они могут не подойти вашему проекту:

• Затраты на обучение. Если кто-то из команды не работал в таск-трекере, его нужно будет обучать. Он будет делать ошибки. За ним нужно будет исправлять.
• Сложность внедрения. Продукт комплексной автоматизации для управления проектами внедряется не за один день. Возможно, потребуется привлечь внешних подрядчиков-интеграторов.
• Переключение между приложениями. Чтобы записать договорённости нужно переключиться из чата в Telegram на окно другого приложения. Найти в переписке в чате обсуждение. Выловить суть из нескольких сообщений. Скопировать, перейти в другое окно, создать задачу, переписать формулировку, добавить ответственных, добавить сроки и теги. На каждом из шагов могут теряться данные, и человеческий фактор может стать причиной некорректной постановки задач.
• Логины, пароли, права доступа. Каждому пользователю с таск-трекере нужно завести учетную запись и установить права доступа к проектам. Это — время и нагрузка. Сотрудники приходят и уходят, нужно постоянно обновлять их учетные записи и управлять доступами . Есть риск забыть отключить доступ уволившемуся сотруднику.
• Безопасность. Сервисы с возможностью поделиться списками задач в открытом доступе имеют риск по ошибке быть проиндексированными поисковыми системами и попасть в открытый доступ. Так было с Trello и Google Docs. При такой ошибке есть риск, что злоумышленники получат доступ к вашим данным и используют их против вас.
• Несовместимо с Telegram. Ни у одного таск-трекера нет нативной интеграции с Telegram. Максимум — есть телеграм-бот, которому можно отправлять задачи, чтобы он сохранил их в инбокс, либо такой бот можно самому собрать на конструкторе с открытым API. Ни один продукт не предоставляет возможности не выходя из телеграма управлять личными задачами, тем более задачами команды.

OK, Bob! — задачник для рабочих чатов в Telegram

OK, Bob! — решение для команд, которые работают с задачами в чатах в Telegram, но пока не готовы внедрять таск-трекеры.

По сравнению с другими сервисами управлениями задачами:

• Нужен только Telegram. В OK, Bob! не нужно регистрироваться. Чтобы начать пользоваться, достаточно запустить бота или войти в веб-версию на нашем сайте с помощью Telegram.
• Простой в освоении. Все привыкли к формату диалога в чате. OK, Bob! понимает ваши сообщения так же, как и собеседники. Веб-интерфейс простой и понятный, в нём нет ничего лишнего, но при этом есть всё, что необходимо — список задач и календарь.
• Не выходя из Telegram. Задачи можно ставить через Telegram-бота, либо открыть полноценный мобильный веб-интерфейс через Telegram Web App.
• Управление доступами в чате. Доступ к задачам группы имеют только участники рабочего чата в телеграме. Если пользователя нет в чате, он не видит и не может ставить задачи. Добавили пользователя в чат — он видит и ставит задачи.
• Безопасно. Данные хранятся на российских серверах в соответствии с политикой конфиденциальности. У списков задач нет возможности просмотра без авторизации, и они не утекут в открытый доступ. Ваши данные в безопасности.
• Нативно для команды. Бота достаточно добавить в командный чат, чтобы начать работать в команде.

Как вести задачи команды не выходя из Telegram

Давайте пошагово разберем, как использовать OK, Bob! для постановки задач в Telegram:

1. Откройте @okbob_bot и нажмите «Начать» — поздравляем, теперь вы пользователь OK, Bob!

2. Добавьте бота @okbob_bot в рабочий чат с коллегами:

Бот подтвердит сообщением, что активировался.

3. Чтобы поставить задачу на себя, отметьте @okbob_bot в сообщении и напишите содержание задачи:

4. Чтобы поставить задачу на одного или нескольких коллег, отметьте их через @ и @okbob_bot в одном сообщении — задачи создадутся для каждого, кого вы перечислите:

В задачах можно указывать день, например, 11.07, или «завтра», или «вторник», и время, например 12-00 или 12:00.

Задачи, которые создаются в группе, отображаются в списках каждого пользователя — на конкретный день или в «Инбоксе», если были поставлены не на определённый день. Каждый пользователь может отредактировать, перенести или отметить задачу как выполненную.

5. Когда задачу выполнят, бот отправит уведомление в командный чат:

6. Можно попросить бота отправить список всех задач группы с помощью команды /list

7. Для того, чтобы просмотреть список задач для команды в веб-интерфейсе, откройте веб-интерфейс через синюю кнопку OK, Bob! в боте, либо войдите через Telegram на сайте через браузер на компьютере.

Итог

Теперь вы знаете, как можно управлять личными и командными задачами не выходя из Telegram и умеете ставить задачи через мессенджер с помощью OK, Bob! Уверены, у вас есть и свои фишки в повышении эффективности команды — поделитесь в комментариях в нашем канале.